Réduction de l'usage du chèque : quelles solutions de paiement pour les collectivités ?
Le chèque, longtemps incontournable dans les paiements du quotidien, occupe une place de plus en plus marginale dans les encaissements publics avec un recul de plus de 75 % en dix ans.
La Direction générale des Finances publiques (DGFiP) a engagé un plan de réduction des encaissements par chèque, un moyen de paiement coûteux à traiter et particulièrement exposé à la fraude.
Régies municipales, cantines, piscines, musées, médiathèques, établissements scolaires, … les collectivités sont directement concernées, avec des besoins d’encaissement très différents d’un service à l’autre. Terminaux de paiement et SoftPOS permettent de développer le paiement par carte bancaire selon les usages, tout en réduisant progressivement le recours au chèque.
Le plan de réduction du chèque de la DGFiP : quels enjeux pour les collectivités ?
Le chèque ne représente plus qu’une part infime des paiements reçus par les services publics, mais continue de mobiliser 30 % des coûts de traitement. Derrière ce décalage, il y a une réalité bien connue des services qui l’acceptent encore : un chèque doit être réceptionné, contrôlé, remis à l’encaissement et suivi, avec des délais et un risque de fraude plus importants que pour un paiement dématérialisé.
Coûts, délais, risque de fraude : autant de raisons qui poussent la DGFiP à poursuivre la baisse des encaissements par chèque. Et les collectivités ont un rôle important à jouer, puisqu’une partie des règlements de leurs usagers passe encore par leurs régies et leurs différents services.
L’enjeu n’est toutefois pas de remplacer chaque chèque par un paiement par carte. Une recette récurrente peut davantage se prêter au prélèvement automatique ou au paiement en ligne via PayFiP, la solution portée par la DGFiP elle-même. En revanche, lorsque le paiement doit être encaissé directement auprès de l’usager, deux solutions peuvent notamment être envisagées : le TPE et le SoftPOS. Reste alors à choisir la solution adaptée au besoin.
TPE ou SoftPOS : quelle solution de paiement selon vos besoins ?
Proposer une alternative adaptée lorsque l’usager règle directement auprès d’un service suppose de tenir compte de la réalité de chaque activité. Entre une régie qui encaisse quotidiennement, un établissement scolaire et une manifestation organisée quelques jours dans l’année, les situations sont très différentes.
Sextant Monétique accompagne les collectivités et établissements publics dans cette évolution, en proposant des solutions de paiement adaptées à la fréquence et aux conditions d’encaissement : TPE pour les encaissements réguliers, SoftPOS pour les usages plus ponctuels ou mobiles.
Le TPE pour les encaissements réguliers
Pour une régie municipale, une piscine, un musée, un équipement culturel, mais aussi un collège, un lycée ou une université, le terminal de paiement pour collectivité permet de proposer durablement le règlement par carte bancaire aux usagers et de réduire ainsi la part des règlements encore effectués par chèque.
Selon l’organisation du service, le TPE peut être fixe à un guichet ou à un poste d’accueil, ou portable lorsqu’il doit pouvoir être utilisé à différents endroits. Sextant Monétique propose des terminaux agréés GIE CB, à l’achat ou en location sans durée d’engagement, afin d’adapter également l’équipement à la durée du besoin.
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En savoir +Le SoftPOS pour les encaissements ponctuels ou mobiles
Tous les besoins ne justifient cependant pas de déployer un terminal supplémentaire. Une manifestation municipale, un événement culturel ou sportif, une activité saisonnière ou un agent en mobilité peuvent générer des encaissements plus occasionnels.
Le SoftPOS transforme un smartphone Android compatible en terminal de paiement, permettant d’accepter les paiements sans contact sans installer de terminal CB dédié. Il complète ainsi les TPE permanents en apportant une alternative au chèque là où les volumes ou la fréquence des encaissements ne le justifient pas.
Bien dimensionner ses solutions pour ne pas multiplier inutilement les TPE
Réduire le recours au chèque ne veut pas dire installer un terminal dans chaque service. Une piscine qui encaisse des entrées toute l’année n’a évidemment pas les mêmes besoins qu’un service qui organise deux ou trois événements dans l’année.
Avant de définir le nombre de TPE, il faut donc regarder ce qui se passe réellement sur le terrain : la fréquence des paiements, leur volume, les périodes d’activité et le nombre de points qui doivent pouvoir encaisser en même temps. Une régie ouverte tous les jours justifie un TPE fixe dédié ; un festival organisé sur quelques jours dans l’année se prête davantage à un SoftPOS ponctuel.
Une même collectivité peut ainsi combiner plusieurs solutions plutôt que multiplier les terminaux. C’est notamment le rôle des équipes Sextant Monétique : étudier les besoins de chaque service pour proposer un équipement adapté, sans surdimensionner le parc de TPE.
Sextant Monétique accompagne les collectivités dans leurs projets d’encaissement
Mettre en place le paiement par carte bancaire dans une collectivité ne s’arrête pas au choix du terminal. Contrat monétique, paramétrage, installation, … plusieurs étapes sont nécessaires avant de pouvoir encaisser les premiers paiements.
Habituées à accompagner les collectivités et établissements publics, les équipes Sextant interviennent tout au long du projet :
> Démarches auprès de la DGFiP pour l’ouverture du contrat monétique nécessaire à l’encaissement par carte,
> Paramétrage des TPE à partir des informations du contrat monétique,
> Aide à l’installation et à la mise en service des terminaux auprès des services concernés,
> Assistance technique 6 jours sur 7 assurée par une équipe basée en France,
> Accès au portail Chorus Pro pour la transmission des factures.
La collectivité dispose ainsi d’un interlocuteur qui connaît aussi bien les contraintes liées au déploiement des terminaux de paiement que les démarches propres au secteur public. Les équipes Sextant Monétique restent présentes à chaque étape, de l’ouverture du contrat monétique à l’installation des TPE, puis pour leur suivi au quotidien.
La réduction du chèque peut simplifier certains encaissements, pour les agents comme pour les usagers, à condition de ne pas chercher à appliquer la même réponse partout. Sextant Monétique accompagne les collectivités pour étudier leurs besoins et définir, service par service, les solutions les plus pertinentes à mettre en place.
Votre collectivité souhaite faire évoluer ses moyens d’encaissement ?
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