La certification NF525 : une obligation pour son logiciel de caisse
La certification NF525, c’est quoi ?
La norme NF 525 est une certification dédiée aux logiciels d’encaissement et de comptabilité. Elle a été créée en Juin 2014 par Infocert et AFNOR Certification afin d’attester de la fiabilité et de l’intégrité des données enregistrées par un système de gestion.
La certification NF525 : pourquoi est-ce une obligation ?
Depuis le 1er Janvier 2018, en application de l’article 88 de la loi des finances, tous les professionnels soumis à la TVA et disposant d’un logiciel de caisse, de comptabilité ou de gestion doivent s’assurer que celui-ci est certifié NF525.
Cette loi anti-fraude, comme son nom l’indique, a pour objectif de limiter les fraudes fiscales. Chaque année, on estime que la fraude à la TVA est de 15 milliards d’euros en France.
Cette mesure permet d’assurer un suivi des encaissements et de stopper la dissimulation des données essentielles à la déclaration de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Plus précisément, le but est d’empêcher les professionnels “peu honnêtes” de modifier ou d‘effacer certaines transactions de leur logiciel de caisse.
Les exigences de la certification NF525
La certification NF 525 impose aux logiciels de caisse le respect de 4 critères essentiels concernant les données pour être certifié :
> L’inaltérabilité : La totalité des données et des pièces justificatives doivent être enregistrées sans avoir la possibilité d’être modifiées. Si une correction doit être effectuée, cela nécessite une nouvelle écriture.
> La sécurisation : Une sauvegarde entièrement sécurisée des données d’origine, des modifications et de pièces justificatives doit être effectuée régulièrement.
> La conservation : les données doivent être conservées au minimum pendant 6 ans (année en cours comprise).
> L’archivage : le logiciel doit disposer d’un système d’archivage qui permet de les fixer et de les dater afin qu’elles puissent être retrouvées facilement.
La certification des logiciels de caisse
Qui certifie les logiciels de caisse ?
C’est aux éditeurs et fournisseurs de logiciels de caisse de réaliser les démarches pour obtenir la certification NF525. Ils doivent déposer un dossier auprès d’AFNOR Certification, qui réalise ensuite, un audit puis rédige un rapport détaillé. C’est ce rapport qui approuve ou non la certification du logiciel de caisse.
Une fois que le logiciel de caisse est certifié NF 525, une attestation de certification est remise à l’éditeur ou fournisseur du logiciel de caisse. Des audits de contrôle sont régulièrement réalisés afin de maintenir la certification NF 525.
Quelles sont les sanctions encourues ?
L’administration a le droit de réaliser des contrôles inopinés chez les professionnels utilisant un logiciel de caisse pour vérifier que celui-ci dispose de la certification NF 525. Il est obligatoire de disposer de l’attestation de certification NF525 que votre fournisseur ou éditeur de logiciels vous a transmise.
Si vous utilisez un logiciel de gestion des encaissements non certifiés NF 525, vous risquez une amende de 7 500€ et disposez de 60 jours maximum pour vous équiper d’un logiciel conforme aux exigences en vigueur au risque d’encourir des sanctions supplémentaires.
En cas de présentation d’un faux certificat de conformité, vous risquez 45 000€ d’amende et jusqu’à 3 ans d’emprisonnement.
Le logiciel de caisse Sextant ProMag certifié NF525
Sextant Monétique, expert en solution d’encaissement propose le logiciel de caisse tactile Sextant ProMag certifié NF 525.
Télécharger le catalogue ProMag.
Une solution de caisse multi-support et intuitive
Le logiciel de caisse nouvelle génération Sextant ProMag fonctionne sur tous types de support Android : tablette, terminal de paiement, caisse tactile (TPV) et pad de commande.
Conçue pour s’adapter à votre activité, sa prise en main est facile et son utilisation intuitive afin de vous faire gagner du temps dans la gestion de vos encaissements.
Un accès à un back office en ligne
Avec le logiciel de caisse Sextant ProMag, vous disposez d’un espace de gestion en ligne. L’ensemble des informations sont sauvegardées en temps réel ce qui permet une centralisation des encaissements et des modes de paiements (carte bancaire, chèque, espèce, …). Vous pouvez accéder à votre back office en ligne de n’importe quel support et à tout moment. Ainsi, vous suivez l’ensemble de vos encaissements et analysez les tendances ce qui facilite la gestion de votre commerce au quotidien et vous permet de réaliser des actions correctives en cas de déclin potentiel de l’activité.
Cet espace de gestion en ligne permet également de réaliser des modifications sur votre caisse tactile à distance. Il est possible d’ajouter ou de retirer des articles, de modifier des tarifs, de modifier le taux de TVA, … depuis votre back office, ce qui présente un véritable gain de temps au quotidien. Il n’est plus nécessaire de réaliser la manipulation directement sur chaque caisse dont vous disposez.
Des modules pour répondre aux besoins de votre métier
Sextant ProMag, logiciel de caisse conçu pour s’adapter à votre activité, dispose de divers modules pour répondre aux besoins de tous les commerçants :
> Le module Fidélité : programme de fidélité entièrement dématérialisé. Votre base de données client est disponible sur votre caisse, vous retrouvez la fiche de votre client grâce à son numéro de téléphone. Grâce à ce module vous récompensez vos clients avec un système de collecte de point ou d’une certaine somme suite à leurs achats en magasin.
> Le module WebShop : De nos jours, proposer à ses clients l’achat de ses produits et/ou services en ligne est devenu incontournable. Le module Webshop permet de vendre ses produits en ligne via un site vitrine ou votre page Facebook : vos clients passent leurs commandes et effectuent le paiement en ligne ou en magasin lors du retrait. Le module Webshop est directement relié à votre logiciel de caisse tactile simplifiant ainsi la gestion des commandes et des règlements.
> Le module Multipos : Grâce à ce module, vous pouvez connecter jusqu’à 5 appareils et/ou imprimantes à votre caisse tactile. Une solution qui convient parfaitement aux professionnels dont l’activité exige la prise de commandes à distance ou l’encaissement des clients en mobilité.
> Le module KLIXI : Conçu principalement pour les métiers du monde de l’esthétique tels que les coiffeurs, les esthéticiennes, … Le module KLIXI permet de proposer à ses clients la prise de rendez-vous en ligne via Google ou votre page Facebook, avec sélection des prestations et la possibilité de régler la totalité ou une partie de la note. Les rendez-vous sont directement montés sur le logiciel avec les informations saisies par le client.
> La solution Cashless : Pour les organisateurs d’évènements sportifs ou d’animations, le logiciel de caisse ProMag dispose également d’une solution Cashless. La gestion des encaissements lors d’événements accueillant du public. Pour pallier a cette problématique, offrez à vos clients la possibilité de payer leurs achats via une carte Cashless NFC ou directement par carte bancaire via votre terminal de paiement Android.
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